Корпоративные

Процедура борьбы со взяточничеством и коррупцией

1. Цель и область применения

Целью Процедуры борьбы со взяточничеством и коррупцией является изложение политики борьбы со взяточничеством и коррупцией, описанной в Кодексе этики EAE Electric.

Процедура борьбы со взяточничеством и коррупцией распространяется на всех сотрудников EAE Elektrik, включая Совет директоров, а также компании, у которых мы закупаем товары и услуги, и их сотрудников; посредников труда, поставщиков временной рабочей силы, договорных представителей, субподрядчиков и других заинтересованных сторон третьих лиц. Эта сфера также включает поставщиков, консультантов, юристов, внешних аудиторов и любых физических или юридических лиц, действующих от имени EAE Elektrik (деловых партнеров).

Данная Процедура является неотъемлемым компонентом:

  • Принципов корпоративного управления, утвержденных и реализуемых EAE Elektrik, и Кодекса этики EAE Elektrik,
  • Принципов, к которым мы обязались присоединиться к Глобальному договору ООН,
  • Практик управления человеческими ресурсами.

являются неотъемлемыми компонентами.

2. Определения

Коррупция: Злоупотребление полномочиями, прямо или косвенно, с целью получения какой-либо формы личной выгоды, вытекающей из должности.

Взяточничество: Любое действие, при котором лицо, прямо или через посредников, предлагает, обещает, предоставляет, запрашивает или принимает неправомерное преимущество или выгоду с намерением повлиять на выполнение обязанностей — включая выполнение, невыполнение, ускорение или задержку действия, связанного с их ролью — или при котором лицо обеспечивает выгоду для себя, запрашивающей стороны или другого лица посредством соглашения, заключенного с другим лицом для действия вопреки требованиям их должности.

Взяточничество и коррупция могут происходить во многих различных формах, включая, но не ограничиваясь следующим:

  • Денежные платежи,
  • Политические или другие виды пожертвований,
  • Комиссионные,
  • Льготы или социальные преимущества,
  • Подарки,
  • Гостеприимство,
  • Другие формы неправомерных преимуществ.

Практики, связанные с представительством и гостеприимством, осуществляются в соответствии с Процедурой деловых поездок и суточных нашей компании.

Конфликт интересов: Относится к любой ситуации, в которой финансовые или личные интересы сотрудника, их родственников, друзей или физических лиц/организаций, с которыми они имеют отношения, могут повлиять или имеют потенциал повлиять на беспристрастность сотрудника при выполнении их обязанностей.

Сотрудники обязаны раскрывать любой фактический или потенциальный конфликт интересов в письменной форме своему руководителю при приеме на работу, когда возникает такая ситуация, или во время периодических проверок. Руководители несут ответственность за передачу этих деклараций в Комитет по этике. Комитет по этике регистрирует эти декларации, периодически проверяет связанные риски и сообщает о них при необходимости. Декларации конфликтов интересов собираются один раз в год, оцениваются Комитетом по этике и интегрируются в отчет об анализе рисков. Уровень риска классифицируется как "Низкий – Средний – Высокий", и при необходимости планируются корректировки ролей или обязанностей.

Заинтересованные стороны: Компоненты управления, которые участвуют в экономическом, социальном и экологическом взаимодействии на протяжении всей цепочки создания стоимости.

3. Основные принципы

Наши принципы борьбы со взяточничеством и коррупцией построены на основах нулевой терпимости, прозрачности и подотчетности.

4. Обязанности и ответственность

Внедрение и обновление Процедуры борьбы со взяточничеством и коррупцией находятся в компетенции, обязанностях и ответственности Совета директоров. В этом контексте:

  • Совет директоров должен предоставить руководство компании для обеспечения создания этичной, надежной, законной и хорошо контролируемой рабочей среды.
  • Установление рисков, оценок и необходимых контрольных механизмов в соответствии с принципами, установленными Советом директоров.
  • Обеспечение того, чтобы Совет директоров, руководство компании и Комитет по этике контролировали, в пределах своих соответствующих областей ответственности, проводится ли деятельность EAE Elektrik безопасно и в соответствии с применимыми правовыми нормами.
  • Создание и функционирование механизмов уведомления, расследования и санкций в случаях несоблюдения процедуры, правил или норм.

Кроме того, все сотрудники EAE Elektrik несут ответственность за:

  • Соблюдение политик, установленных Советом директоров,
  • Эффективное управление рисками, связанными с их соответствующими областями деятельности,
  • Работу в соответствии с соответствующими правовыми нормами и практиками EAE Elektrik,
  • Сообщение в Комитет по этике о любом поведении, деятельности или практике, которые нарушают общие процедуры компании или эту процедуру.

Руководители несут ответственность за ежемесячную проверку раскрытий подарков и конфликтов интересов своих команд и передачу любых выявленных рисков в Комитет по этике.

Комитет по этике проводит оценку рисков взяточничества и коррупции не реже одного раза в год.

5. Поставщики, поставщики услуг и деловые партнеры

Поставщики, поставщики услуг и деловые партнеры, у которых закупаются товары и услуги или которым они продаются, обязаны соблюдать принципы данной процедуры и все соответствующие правовые нормы. Сотрудничество с любыми физическими или юридическими лицами, которые не соответствуют этим требованиям, должно быть прекращено.

Риски взяточничества и коррупции поставщиков и деловых партнеров оцениваются перед заключением контракта. Дополнительные проверки биографических данных проводятся для поставщиков, определенных как высокорисковые. Перед установлением любых новых деловых отношений поставщик обязан подписать наше Соглашение о конфиденциальности.

5.1 Выбор компаний и деловых партнеров

В процессе отбора поставщиков, поставщиков услуг и деловых партнеров учитываются такие факторы, как опыт, финансовые показатели и техническая способность, наряду с их этическими стандартами и положительной репутацией в этой области. Даже если другие критерии соблюдены, компания не будет сотрудничать с любым поставщиком или деловым партнером, который имеет негативную информацию или неблагоприятные выводы, связанные со взяточничеством или коррупцией.

В этом контексте ответственность за проведение необходимой должной осмотрительности и оценок перед вступлением в любые деловые отношения в первую очередь лежит на руководстве компании. Совет директоров оценивает, через свои аудиты, были ли эти требования надлежащим образом выполнены. Дополнительные проверки биографических данных проводятся для поставщиков, работающих в высокорисковых странах.

5.2 Заключение соглашений с компаниями и деловыми партнерами

В соглашениях и контрактах, которые должны быть заключены с компаниями и деловыми партнерами, которые имеют положительный результат должной осмотрительности и соответствуют другим критериям:

  • Полное соблюдение принципов, изложенных в данной Процедуре, и всех других применимых норм,
  • Обеспечение того, чтобы их сотрудники усваивали эти принципы и действовали в соответствии с ними,
  • Обеспечение того, чтобы их сотрудники регулярно получали обучение по Процедуре через определенные интервалы,
  • Предоставление их сотрудникам регулярных напоминаний относительно обязанностей по отчетности и Комитета по этике, и поощрение их к сообщению о любых таких ситуациях, с которыми они могут столкнуться.

Эти условия должны быть явно указаны. В случае несоблюдения этих требований или возникновения любой ситуации, противоречащей Процедуре, должны быть включены положения, позволяющие прекращение сотрудничества и существующих контрактов по уважительной причине.

6. Наши политики и процедуры
6.1 Взяточничество и коррупция

EAE Elektrik строго выступает против всех форм взяточничества и коррупции. Независимо от его цели, дача или получение любой взятки абсолютно неприемлемы. Эта процедура пересматривается Комитетом по этике каждые три месяца и обновляется при необходимости. Пересмотренная версия публикуется в QDMS и доводится до сведения всех сотрудников.

Планы и записи обучения, организованные отделом кадров, периодически проверяются командой внутреннего аудита, и результаты сообщаются в Комитет по этике отделом качества.

Деловые отношения с третьими сторонами, стремящимися сотрудничать с EAE Elektrik посредством взяточничества или коррупции, не должны поддерживаться. В этом контексте проводится анализ рисков и возможностей, устанавливаются превентивные меры контроля, реализуются программы обучения и повышения осведомленности, и все записи сохраняются в проверяемом виде.

Все сотрудники получают обучение по борьбе со взяточничеством, борьбе с коррупцией и нашему Кодексу этики не реже одного раза в год, в то время как новым сотрудникам это обучение предоставляется в рамках программы ориентации.

Положения данной процедуры реализуются в соответствии с Уголовным кодексом Турции № 5237 и всем соответствующим законодательством.

6.2 Подарки

Подарок — это предмет, который не требует денежного платежа и обычно дается физическими лицами или клиентами, с которыми существуют деловые отношения, в качестве жеста признательности или коммерческой вежливости.

Любой подарок, предлагаемый или даваемый EAE Elektrik третьим сторонам, должен быть предоставлен открыто, добросовестно и без каких-либо условий. Принципы, касающиеся типов подарков, которые могут быть даны, и требований к их документированию, определены в разделе "Принятие и дарение подарков" Процедуры делового этического кодекса EAE Elektrik.

Те же принципы применяются к принятию подарков, и любые подарки или гостеприимство должны быть разумными, связанными с бизнесом и пропорциональными. Кроме того, даже когда они попадают в эти параметры, принятие подарков не должно происходить часто, и любые принятые подарки должны быть сообщены получателем через их непосредственного руководителя в отдел кадров Компании и Совет директоров.

6.3 Платежи за упрощение процедур

Физические и юридические лица, охватываемые данной Процедурой, не должны предлагать платежи за упрощение процедур для обеспечения или ускорения любого рутинного действия или процесса с государственными органами (такими как получение разрешений, лицензий или официальных документов).

6.4 Пожертвования

Личные взносы сотрудников в благотворительные организации, сделанные независимо от их работы, выходят за рамки практик пожертвований и помощи EAE Elektrik. Однако принципы, изложенные в Кодексе деловой этики EAE Elektrik, также применяются в таких случаях.

Пожертвования и спонсорство, сделанные Компанией, не могут использоваться для получения каких-либо коммерческих преимуществ. Все пожертвования подлежат утверждению Советом директоров, и получатель и цель каждого пожертвования должны быть задокументированы.

Все пожертвования должны соответствовать Закону о сборе помощи № 2860 и всем применимым нормам. Все записи о пожертвованиях периодически представляются для внутреннего аудита и сообщаются соответственно.

7. Точное ведение учета

Требования, которым должна соответствовать EAE Elektrik в отношении своей системы бухгалтерского учета и ведения записей, определены применимыми правовыми нормами. Соответственно:

  • Все счета, счета-фактуры и документы, связанные с отношениями с третьими сторонами (клиентами, поставщиками и т.д.), должны регистрироваться и храниться полностью, точно и надежно.
  • Никакие изменения или фальсификации не могут быть внесены в бухгалтерские записи или любую другую коммерческую документацию, и факты не должны быть искажены.
  • Все финансовые и коммерческие записи должны храниться в соответствии с принципом прозрачности и должны быть доступны авторизованным аудиторским органам по запросу.
  • Практики, которые могут привести к коррупции — такие как фальшивые счета-фактуры, фиктивные расходы или мошеннические контракты — строго запрещены в рамках политики нулевой терпимости и должны быть немедленно сообщены в Комитет по этике.
8. Обучение и коммуникация

Процедура борьбы со взяточничеством и коррупцией была доведена до сведения всех сотрудников EAE Elektrik и постоянно и легко доступна через QDMS.

Обучение является важным инструментом для повышения осведомленности сотрудников. В этом контексте отдел кадров разрабатывает программы обучения, в которых участие является обязательным для всех сотрудников.

Эффективность Программы обучения по борьбе со взяточничеством и коррупцией ежегодно сообщается в Комитет по этике через систему управления обучением.

9. Мониторинг и отчетность

Меры контроля по борьбе со взяточничеством и коррупцией включены в план внутреннего аудита.

Вся система пересматривается не реже одного раза в год, и осуществляются мероприятия по постоянному улучшению. Корректирующие планы действий подготавливаются для любых выводов, выявленных во время аудитов. Внутренние аудиты проводятся не реже одного раза в год; корректирующие планы действий для выявленных пробелов создаются через систему CRM и соответственно отслеживаются.

10. Сообщение о нарушениях процедуры

Если сотрудник или любое лицо, действующее от имени EAE Elektrik, считается или подозревается в участии в поведении, которое нарушает эту процедуру, беспокойство должно быть сообщено в Комитет по этике по адресу электронной почты: [email protected].

EAE Elektrik поощряет честный и прозрачный подход и поддерживает любого сотрудника или лицо, действующее от имени Компании, которое, добросовестно, поднимает искренние опасения. Все отчеты сохраняются конфиденциально. Ни один сотрудник не должен подвергаться давлению или репрессиям за сообщение, добросовестно, о предполагаемом нарушении Кодекса этики в Комитет по этике. Никакое изменение в роли, обязанностях или положении сотрудника не может быть сделано по этой причине без письменного одобрения Комитета по этике. Если лицо, сделавшее отчет, подвергается такому обращению, оно должно информировать Комитет по этике.

Поставщики, поставщики услуг и деловые партнеры также обязаны регулярно напоминать своим сотрудникам о контактной информации Комитета по этике и поощрять их сообщать о любых таких опасениях. Это требование закреплено через контракты, установленные с этими сторонами.

Вопросы, связанные с Процедурой делового этического кодекса EAE Elektrik, периодически доводятся до сведения и подкрепляются всем сотрудникам EAE Elektrik.

Все отчеты также могут быть представлены в Комитет по этике через систему жалоб и претензий. Результаты отчетов документируются Комитетом по этике, и обратная связь предоставляется сообщающему лицу в соответствии с принципами конфиденциальности.

Сотрудники, которые сообщают о нарушениях взяточничества или коррупции, защищены от репрессий, и в случае выявления репрессий немедленно принимаются корректирующие меры и сообщается в Комитет по этике.

Этот процесс дополнительно поддерживается анонимным механизмом отчетности, функционирующим через Систему жалоб и претензий. Сотрудники получают обучение по повышению осведомленности не реже одного раза в год о том, как использовать систему жалоб и претензий для подачи отчетов. QR-коды, объявления в интранете и информационные доски используются для обеспечения видимости и доступности.

11. Нарушения процедуры

В случаях, когда ситуация является или может быть нарушением Процедуры, вопрос рассматривается Комитетом по этике, и применяются соответствующие санкции, если выявлено несоответствующее поведение.

Контракты, установленные с поставщиками, поставщиками услуг, клиентами или любыми сторонами, действующими от имени EAE Elektrik, включают положения, указывающие, что если любое поведение, отношение или деятельность в нарушение этой Процедуры выявлены, EAE Elektrik оставляет за собой право в одностороннем порядке прекратить сотрудничество или существующий контракт по уважительной причине. Эти положения применяются без исключения в случае нарушения Процедуры. Выводы, связанные с нарушениями Процедуры, сообщаются в Комитет по этике через Систему жалоб и претензий или по адресу электронной почты [email protected]. Эти выводы включаются в ежегодный Отчет об анализе рисков и возможностей процесса и рассматриваются Комитетом по этике, который формулирует систематические рекомендации по улучшению.

Соответствующая документация

  • Процедура делового этического кодекса (PR-85)
  • Процедура деловых поездок и суточных (PR-52)
  • Дисциплинарная процедура (PR-41)
  • Процедура жалоб и претензий (PR-74)
  • Документ о рисках и возможностях процесса (F-118)
  • Уголовный кодекс Турции № 5237
  • Трудовой кодекс № 4857
  • Система управления борьбой со взяточничеством ISO 37001